Order desk staffing for parts distributorsPersonal de mostrador para distribuidores de repuestos
Selling parts, holding the customer relationship and solving the hard identifications is what your experienced people are worth. Keying in requests, chasing suppliers and typing quotes is not. PartsCru puts a trained, bilingual order processing coordinator on your hours to carry the processing, so your experts carry the revenue.
Vender repuestos, sostener la relación con el cliente y resolver las identificaciones difíciles es lo que vale su gente con experiencia. Cargar solicitudes, perseguir proveedores y escribir cotizaciones no lo es. PartsCru pone un coordinador de órdenes bilingüe y capacitado en su horario para llevar el procesamiento, y que sus expertos lleven los ingresos.
Santa Cruz, Bolivia · UTC−4 · No placement fee · Month to month
Santa Cruz, Bolivia · UTC−4 · Sin cuota de colocación · Mes a mes
Your details are ready. Choose a slot and we will have your numbers in front of us before the call starts.
Sus datos están listos. Elija un horario y tendremos sus números a la vista antes de empezar la llamada.
Open the calendarAbrir el calendarioPrefer email? Send us these details instead. ¿Prefiere correo? Envíenos estos datos por correo.
The bottleneckEl cuello de botella
It is processing information. And it is why going from 50 RFQs a day to 100 feels like it needs another $55,000 hire.
Es procesar información. Y es por eso que pasar de 50 a 100 solicitudes al día parece exigir otra contratación de $55,000.
How it worksCómo funciona
Your expert stays your expert. We take the layer underneath them. Software takes the layer underneath that.
Su experto sigue siendo su experto. Nosotros tomamos la capa de abajo. El software toma la siguiente.
Where the work movesA dónde se mueve el trabajo
What the AI Desk hands your morning queueLo que el AI Desk deja en su fila de la mañana
The roleEl puesto
Not a virtual assistant. Not a call centre. A coordinator trained on your catalogs, your suppliers and your procedures, who does one job well.
No es un asistente virtual. No es un call center. Es un coordinador capacitado en sus catálogos, sus proveedores y sus procedimientos, que hace bien un solo trabajo.
Phone, email or WhatsApp. Pulls make, model, serial, application and quantity before the conversation ends, every time, in the same order.
Teléfono, correo o WhatsApp. Obtiene marca, modelo, serie, aplicación y cantidad antes de terminar la llamada, siempre, en el mismo orden.
Looks up the part, checks supersessions and interchanges, verifies fitment against the serial break, and flags what needs your expert instead of guessing.
Busca la pieza, revisa reemplazos e intercambios, verifica compatibilidad contra el corte de serie, y marca lo que necesita a su experto en vez de adivinar.
Availability, lead time, freight and cost. Follows up so a quote does not sit for two days waiting on one email.
Disponibilidad, tiempo de entrega, flete y costo. Da seguimiento para que una cotización no espere dos días por un solo correo.
Quote out, follow-up scheduled, order status updated, CRM current, and the interaction written down so the next person inherits it.
Cotización enviada, seguimiento agendado, estado del pedido actualizado, CRM al día, y la interacción documentada para quien siga.
| FunctionFunción | Skill requiredHabilidad requerida | Who owns itQuién lo maneja |
|---|---|---|
| RFQ and quote processingProcesamiento de solicitudes y cotizaciones | MediumMedia | PartsCru |
| Customer follow-up and sales supportSeguimiento y apoyo de ventas | MediumMedia | PartsCru |
| Purchasing and supplier communicationCompras y comunicación con proveedores | Medium / HighMedia / Alta | PartsCru |
| Parts identificationIdentificación de piezas | High technicalTécnica alta | Shared with your expertCompartido con su experto |
| Counter and will-call salesVentas en mostrador y retiro | High interactionInteracción alta | Stays with youSe queda con usted |
| Inventory and warehouseInventario y almacén | Physical, localFísica, local | Shared with your expertCompartido con su experto |
Your dataSus datos
The most common reason a distributor stops this conversation is data. Your customers and your suppliers are the business. It is a fair concern and it has a straightforward answer: you choose how much access we get, and every option below is one we already run.
La razón más común por la que un distribuidor detiene esta conversación son los datos. Sus clientes y sus proveedores son el negocio. Es una preocupación válida y tiene una respuesta clara: usted elige cuánto acceso tenemos, y todas las opciones de abajo ya las manejamos.
Option 1 · Most commonOpción 1 · La más común
One named coordinator gets a user account with only the permissions the job needs, exactly like a new hire at your counter. No bulk export, no pricing administration, no customer list download. Every action carries their name in your audit log, and you revoke the account in one click.
Un coordinador con nombre y apellido recibe un usuario con solo los permisos que el puesto necesita, igual que un empleado nuevo en su mostrador. Sin exportación masiva, sin administración de precios, sin descarga de la cartera de clientes. Cada acción queda con su nombre en su registro de auditoría, y usted revoca el acceso con un clic.
Option 2 · Nothing leaves your networkOpción 2 · Nada sale de su red
The coordinator works inside a remote desktop that you own and control, on your machine or your cloud workspace. Nothing is installed on our side, nothing is copied to our side, no file ever crosses the border. You see every session and you close the door whenever you want.
El coordinador trabaja dentro de un escritorio remoto que usted administra y controla, en su equipo o en su espacio en la nube. Nada se instala de nuestro lado, nada se copia a nuestro lado, ningún archivo cruza la frontera. Usted ve cada sesión y cierra la puerta cuando quiera.
Option 3 · No access at allOpción 3 · Sin ningún acceso
No login anywhere. Requests reach us one at a time through a shared inbox or a forwarded line, and the coordinator only ever sees the request in front of them. Your customer list and your supplier list stay a list you hold. They never become a file we hold.
Sin usuario en ningún lado. Las solicitudes nos llegan de a una por una bandeja compartida o una línea desviada, y el coordinador solo ve la solicitud que tiene delante. Su cartera de clientes y su lista de proveedores siguen siendo una lista que usted tiene. Nunca se convierten en un archivo que nosotros tengamos.
Option 4 · You keep the system of recordOpción 4 · Usted mantiene el sistema maestro
We run the desk on our own quoting workspace, connected to yours by API or a scheduled file drop carrying only what a quote needs. Your system stays the system of record. You get the quotes and the order information back without granting anyone a seat in your software.
Manejamos el escritorio en nuestro propio espacio de cotización, conectado al suyo por API o por un envío programado de archivos con solo lo que una cotización necesita. Su sistema sigue siendo el sistema maestro. Usted recibe las cotizaciones y la información de pedidos sin darle a nadie un usuario en su software.
Standing safeguards, whichever option you pickResguardos permanentes, sea cual sea la opción
One individual on your account, never an anonymous pool. You meet them before they start.
Una sola persona en su cuenta, nunca un grupo anónimo. Usted la conoce antes de que empiece.
Supervised floor, company equipment, no home working, no personal devices, no removable drives, no personal email.
Piso supervisado, equipos de la empresa, sin trabajo desde casa, sin dispositivos personales, sin memorias externas, sin correo personal.
Confidentiality and non-disclosure covering your customers, suppliers, pricing and procedures, signed by us and by the coordinator.
Confidencialidad que cubre sus clientes, proveedores, precios y procedimientos, firmada por nosotros y por el coordinador.
We ask for the smallest permission set the job can run on, and we will tell you when you are giving us more than we need.
Pedimos el conjunto de permisos más pequeño con el que el trabajo funcione, y le avisamos cuando nos esté dando más de lo necesario.
However you quote today, we work that wayComo sea que cotice hoy, así trabajamos
There is no single quoting process in this trade. We ask how yours works on the first call, before we talk about price, because that is what decides how quickly we can be useful.
En este rubro no existe un solo proceso de cotización. Preguntamos cómo funciona el suyo en la primera llamada, antes de hablar de precio, porque eso define qué tan rápido podemos servirle.
| How you quote todayCómo cotiza hoy | How we fit inCómo encajamos | Setup neededConfiguración |
|---|---|---|
| Typed in Word or Excel, saved as a PDF, sent by emailEscrita en Word o Excel, guardada en PDF, enviada por correo | We use your template and send from your email alias. Nothing to integrate.Usamos su plantilla y enviamos desde su alias de correo. Nada que integrar. | NoneNinguna |
| Built in your ERP or DMS (Epicor, Karmak, DIS, Autopart, Sage, NetSuite and similar)Generada en su ERP o DMS (Epicor, Karmak, DIS, Autopart, Sage, NetSuite y similares) | A restricted user in the same system, working the same screens your counter uses.Un usuario restringido en el mismo sistema, en las mismas pantallas que usa su mostrador. | One user accountUn usuario |
| Through a customer, fleet or bid portalPor un portal de clientes, flotas o licitaciones | A sub-user on the portal where it allows one. Where it does not, we prepare and you submit.Un subusuario en el portal si lo permite. Si no, nosotros preparamos y usted envía. | Sub-user, or noneSubusuario, o ninguna |
| Priced verbally on the phone, confirmed by textCotizada de palabra por teléfono, confirmada por mensaje | We take the intake and prepare everything up to the number. You give the number.Tomamos la solicitud y preparamos todo hasta el precio. Usted pone el precio. | NoneNinguna |
| A quote log in a spreadsheet on a shared driveUn registro de cotizaciones en una planilla compartida | Access to that one folder and nothing else.Acceso a esa carpeta y nada más. | One folderUna carpeta |
| In a CRM quote moduleEn el módulo de cotizaciones de un CRM | A restricted seat with quoting rights only.Un usuario restringido solo con permisos de cotización. | One seatUn usuario |
Why Bolivia, and why this matters for a parts counterPor qué Bolivia, y por qué importa en un mostrador de repuestos
Santa Cruz is UTC−4. That is the same working day as Texas, Georgia and Florida, covered on a normal day shift. An offshore desk twelve hours away answers your 10am call tomorrow.
Santa Cruz está en UTC−4. Es el mismo día laboral que Texas, Georgia y Florida, cubierto en un turno normal. Un escritorio a doce horas de distancia contesta su llamada de las 10am mañana.
Across the South, a large share of the people calling about a part would rather do it in Spanish. English is table stakes in this industry. Both languages, natively, is what wins the order.
En el sur de Estados Unidos, buena parte de quienes llaman por una pieza prefieren hacerlo en español. El inglés es lo mínimo en esta industria. Dominar ambos idiomas es lo que gana el pedido.
A US parts or inside sales seat runs roughly $55,000 to $70,000 a year fully loaded. A PartsCru desk is a published monthly rate with no recruiting fee, no benefits and no payroll to run.
Un puesto de repuestos o ventas internas en EE.UU. cuesta entre $55,000 y $70,000 al año con cargas. Un escritorio PartsCru es una tarifa mensual publicada, sin cuota de reclutamiento, sin beneficios y sin nómina que administrar.
Our team works from one supervised floor in Santa Cruz with redundant internet. When someone is sick, a trained peer on your account covers the queue. You do not hear about it.
Nuestro equipo trabaja en un piso supervisado en Santa Cruz con internet redundante. Si alguien se enferma, un compañero capacitado en su cuenta cubre la fila. Usted ni se entera.
Parts knowledge is teachable and we teach it in-house. We screen for service-minded, organised people who follow a process, because that is the part you cannot train in six weeks.
El conocimiento de repuestos se enseña, y lo enseñamos internamente. Seleccionamos gente de servicio y organizada que sigue un proceso, porque eso es lo que no se entrena en seis semanas.
If a coordinator leaves, we replace and retrain at no cost to you, for the life of the account. Your SOPs, your catalog notes and your account history stay with us, documented.
Si un coordinador se va, lo reemplazamos y capacitamos sin costo para usted, mientras dure la cuenta. Sus procedimientos, notas de catálogo e historial quedan con nosotros, documentados.
Built for the Southern USHecho para el sur de Estados Unidos
We work with distributors from California east through Texas to the Carolinas and Florida, where a bilingual desk is not a nice-to-have.
Trabajamos con distribuidores desde California, pasando por Texas, hasta las Carolinas y Florida, donde un escritorio bilingüe no es un lujo.
PricingPrecios
Everything is included: the coordinator, the supervision, the training on your systems, the coverage when they are out, and replacement for the life of the account.
Todo está incluido: el coordinador, la supervisión, la capacitación en sus sistemas, la cobertura cuando falta, y el reemplazo mientras dure la cuenta.
An AI receptionist for after hours, weekends and overflow. It answers, captures the caller, the machine and the part, and drops a structured RFQ into the morning queue. Nothing sits in a voicemail box until Monday.
Un recepcionista con IA para fuera de horario, fines de semana y desborde. Contesta, captura al cliente, la máquina y la pieza, y deja una solicitud estructurada en la fila de la mañana. Nada se queda en un buzón hasta el lunes.
No placement fee. No percentage of salary. No setup or onboarding fee. Onboarding, system access setup and training on your catalogs, suppliers and procedures are included in the monthly price. After the minimum term, month to month with 30 days notice. Replacement at no cost for the life of the account. Second seat 5% off, third and beyond 10% off.
Sin cuota de colocación. Sin porcentaje del sueldo. Sin costo de implementación. La implementación, la configuración de accesos y la capacitación en sus catálogos, proveedores y procedimientos están incluidas en el precio mensual. Después del plazo mínimo, mes a mes con 30 días de aviso. Reemplazo sin costo mientras dure la cuenta. Segundo puesto 5% de descuento, tercero en adelante 10%.
One order desk, monthlyUn escritorio de órdenes, por mes
| Hiring locally in the USContratar localmente en EE.UU. | A LatAm recruiting agencyUna agencia de reclutamiento en LatAm | PartsCru Managed Desk | |
|---|---|---|---|
| Up-front feeCuota inicial | Recruiting costCosto de reclutamiento | $2,400 – $3,500 | NoneNinguna |
| Monthly cost to youCosto mensual para usted | ~$4,600 loaded~$4,600 con cargas | Salary + $149 to $500Sueldo + $149 a $500 | $2,490 all in$2,490 todo incluido |
| Who manages themQuién los administra | YouUsted | YouUsted | We doNosotros |
| Cover when they are outCobertura cuando faltan | YouUsted | YouUsted | We doNosotros |
| Trained on the parts tradeCapacitado en el rubro de repuestos | If you find oneSi encuentra a alguien | NoNo | YesSí |
| After-hours coverageCobertura fuera de horario | NoNo | NoNo | AI Desk, +$349AI Desk, +$349 |
US loaded cost assumes a $55,000 salary plus employer burden. Competitor figures are published rates from LatAm recruiting agencies as of September 2026 and exclude the salary you would still pay the hire directly.
El costo cargado en EE.UU. asume un sueldo de $55,000 más cargas patronales. Las cifras de la competencia son tarifas publicadas por agencias de reclutamiento en LatAm a septiembre de 2026 y excluyen el sueldo que usted seguiría pagando directamente.
Questions distributors actually askPreguntas que hacen los distribuidores
They do not, on day one. Nobody you hire locally does either. The difference is that we train the trade in-house and then train your specific catalogs, suppliers and procedures during onboarding, and we document all of it so it survives the person. Parts knowledge is teachable. Following a process under pressure is not, and that is what we screen for.
No los conocen el primer día. Nadie que usted contrate localmente los conoce tampoco. La diferencia es que capacitamos el oficio internamente y luego entrenamos sus catálogos, proveedores y procedimientos específicos durante la implementación, y documentamos todo para que sobreviva a la persona. El conocimiento de repuestos se enseña. Seguir un proceso bajo presión, no, y eso es lo que evaluamos.
Common, and fair. There are four ways to run this and you pick the one you are comfortable with: a restricted user in your system, a remote desktop you own where nothing leaves your network, ticket-by-ticket work with no login at all, or our workspace connected to yours by API. Most accounts run on the first. Nobody has to hand over a customer list or a supplier list to get started. Your data above sets out what each one means.
Es común, y está bien. Hay cuatro formas de hacerlo y usted elige la que le resulte cómoda: un usuario restringido en su sistema, un escritorio remoto suyo del que nada sale de su red, trabajo solicitud por solicitud sin ningún usuario, o nuestro espacio conectado al suyo por API. La mayoría de las cuentas usan la primera. Nadie tiene que entregar su cartera de clientes ni su lista de proveedores para empezar. En Sus datos está lo que significa cada una.
That is our problem, not yours. The team sits on one supervised floor, so a trained peer already briefed on your account picks up the queue the same day. If someone leaves, we replace and retrain at no cost for the life of the account, and your SOPs and catalog notes stay documented with us.
Ese es nuestro problema, no el suyo. El equipo trabaja en un piso supervisado, así que un compañero ya capacitado en su cuenta toma la fila el mismo día. Si alguien se va, lo reemplazamos y capacitamos sin costo mientras dure la cuenta, y sus procedimientos y notas quedan documentados con nosotros.
Only when the alternative is voicemail. During your hours, a person answers. The AI Desk covers nights, weekends and calls that come in while your coordinator is already on the phone. It does not quote and it does not promise availability. It captures who called, what machine, what they need and how to reach them, and hands it to a human at the start of the next shift.
Solo cuando la alternativa es el buzón de voz. En su horario, contesta una persona. El AI Desk cubre noches, fines de semana y llamadas que entran mientras su coordinador ya está en el teléfono. No cotiza ni promete disponibilidad. Captura quién llamó, qué máquina, qué necesita y cómo contactarlo, y se lo entrega a una persona al inicio del siguiente turno.
Time zone and Spanish. Bolivia is UTC−4, so your desk works your day with no night shift and no overnight handover. And in the markets we serve, from California through Texas to Florida, a large share of the people calling about a part would rather do it in Spanish. That combination does not exist twelve time zones away.
Zona horaria y español. Bolivia está en UTC−4, así que su escritorio trabaja su día, sin turno nocturno ni traspaso de un día para otro. Y en los mercados que atendemos, desde California hasta Florida pasando por Texas, buena parte de quienes llaman por una pieza prefieren hacerlo en español. Esa combinación no existe a doce husos horarios de distancia.
That is how we prefer to start. One Managed Desk, three months, and then it is month to month with 30 days notice. There is no placement fee and nothing to pay up front, so if it is not a fit you are out one quarter rather than a hire.
Así preferimos empezar. Un Escritorio Administrado, tres meses, y después mes a mes con 30 días de aviso. No hay cuota de colocación ni pago inicial, así que si no encaja pierde un trimestre, no una contratación.
Next stepSiguiente paso
Twenty minutes on a call. We will ask about your RFQ volume, your channels, your system and what happens to a Friday evening call. If a desk does not obviously pay for itself, we will tell you.
Veinte minutos en una llamada. Preguntaremos por su volumen de solicitudes, sus canales, su sistema y qué pasa con una llamada un viernes por la tarde. Si un escritorio no se paga solo, se lo diremos.
Or book a 20-minute call straight away. O agende una llamada de 20 minutos directamente.
hello@partscru.com · partscru.com